TUGAS SOFTSKILLS PERTEMUAN KE- 2

BUSINESS RELATIONSHIP MANAGEMENT

A.    Ruang Lingkup

Manajemen hubungan bisnis terdiri dari pengetahuan, keterampilan, dan perilaku (atau kompetensi) yang membina hubungan yang produktif antara organisasi jasa (misalnya Sumber Daya Manusia , teknologi informasi , departemen keuangan, atau penyedia eksternal) dan mitra bisnis mereka. BRM berbeda dari manajemen hubungan perusahaan dan manajemen hubungan pelanggan meskipun hal itu berkaitan. Ini adalah ruang lingkup yang lebih besar daripada penghubung yang sejalan kepentingan bisnis dengan TI Penyerahan Ruang lingkup manajemen hubungan bisnis berfokus pada penyelarasan pelanggan tujuan dengan kegiatan penyedia layanan TI , yaitu, semua interaksi bahwa penyedia layanan memiliki dengan pelanggan .

B.     Maksud Dan Tujuan

Manajemen hubungan bisnis (BRM) adalah pendekatan formal untuk pemahaman, mendefinisikan, dan mendukung kegiatan antar-usaha yang terkait dengan jaringan bisnis. Sedangkan tujuan dari manajemen hubungan bisnis adalah untuk memahami kebutuhan pelanggan bisnis dan untuk memberikan layanan yang memenuhi kebutuhan tersebut .

C.     Prinsip Umum

Prinsip Business Relationship Management

1.      Pengukuran dan analisis

Tujuan BRM mengharuskan konsep-konsep dan prinsip-prinsip dapat diidentifikasi dan diukur. Mengingat model, seseorang harus mampu mengidentifikasi hubungan bisnis yang mereka terlibat dalam, dan mengukur mereka dalam hal seperti kuantitas atau durasi. Hal yang sama berlaku untuk setiap aspek BRM, seperti jenis, peran, atau prinsip.
Setiap hubungan bisnis memiliki tujuan yang memerlukan partisipasi dari peran ganda untuk mencapai. Tujuan dari hubungan bisnis yang diberikan adalah diskrit dan terukur.

2.      Reputasi dan kepercayaan

Model BRM harus berusaha untuk model dan mengukur reputasi dan kepercayaan .
Setiap hubungan, dan setiap interaksi di dalamnya, memberikan kontribusi untuk reputasi. Reputasi meringankan risiko dan mengurangi gesekan dalam proses bisnis. Kepedulian untuk reputasi incentivizes perilaku yang baik. Tidak adanya kepercayaan akan menyebabkan hubungan bisnis untuk gagal. Kepercayaan meningkatkan efisiensi dan memungkinkan resolusi konflik. Hubungan antara kepercayaan sebagai konsep inti tradisional dan dalam bentuk yang muncul ‘radikal’ sebagai komponen dari komunitas online [11] harus dijelaskan.

3.      Governance

Model BRM perlu memperhitungkan dan menyelaraskan dengan model tata kelola perusahaan , termasuk etika bisnis , kendala hukum, dan norma-norma sosial yang berlaku untuk hubungan bisnis.

4.      Batas
Model BRM harus menentukan batas-batas hubungan bisnis dalam kontinum yang lebih besar dari hubungan interpersonal. Selain isu-isu pemerintahan, model harus memeriksa jika ada tingkat optimal dari hubungan pribadi, dan apakah mereka berbeda berdasarkan jenis, peran, atau atribut lainnya. model harus membantu menentukan batas-batas yang mengoptimalkan efektivitas sementara mendukung tata kelola yang baik.

5.      Pertukaran dan timbal balik

Model BRM pertukaran dan timbal balik harus memperluas dimensi tradisional untuk akun untuk tidak hanya pertukaran keuangan, tetapi juga pertukaran waktu, uang, pengetahuan, dan reputasi. Ini adalah fitur kunci dari hubungan bisnis.

D.    Peran

Sebagai peran organisasi, BRM peran organisasi adalah hubungan antara penyedia layanan dan bisnis. Peran bertindak sebagai penghubung, orkestra, dan navigator antara penyedia layanan dan satu atau unit bisnis yang lebih. Peran Bisnis Relationship Manager telah diperkenalkan di ITIL 2011 untuk melakukan kegiatan dalam proses bisnis Relationship Management.

E.     Hubungan Dengan Proses Manajemen Layanan Lainnya

Deskripsi proses

ITIL Bisnis Relationship Management, Manajemen Hubungan Bisnis Bisnis Relationship Management telah diperkenalkan sebagai proses baru dalam ITIL 2011. Terbaru tempat bimbingan survei kepuasan pelanggan dan manajemen pengaduan dalam Bisnis Relationship Management. Akibatnya, proses yang sesuai telah dipindahkan dari terus menerus Peningkatan Pelayanan untuk Bisnis Relationship Management. Gambaran proses ITIL Bisnis Relationship Management, menunjukkan antarmuka yang paling penting.

MANAJEMEN KEUANGAN UNTUK LAYANAN TI

A.    Ruang Lingkup

Ruang lingkup Keuangan Untuk Layanan TI sesungguhnya hanya mencakup tiga hal utama yaitu tentang keputusan keuangan, keputusan investasi dan kebijakan deviden.

1.        Keputusan Keuangan dilakukan untuk mencari dana

Keputusan itu tercermin pada sisi yang mengungkapkan seberapa besar proporsi utang dan ekuitas suatu perusahaan.

Contohnya : Keputusan Keuangan adalah menentukan berapa banyak obligasi (utang jangka panjang) yang harus ditambah dan berpapa banyak saham biasa yang perlu diterbitkan.

2.        Keputusan Investasi

Segala keputusan manajerial yang dilakukan untuk menghasilkan dana berbagai macam aktiva. Boleh juga dikatakan bahwa keputusan investasi adalah keputusan bisnis, dan itu diluar keputusan keuangan.

3.        Kebijakan devide

Yaitu seluruh kebijakan yang dilakukan untuk menetapkan seberapa besar laba bersih yang dibagikan kepada para pemegang saham dan berapa besar laba bersih yang tetap ditahan untuk cadangan investasi tahunan, kebijakan itu akan tercermin dari besarnya perbandingan laba bersih.

Contoh kebijakan deviden adalah menetapkan apakah presentase pembagian deviden saat ini perlu ditingkatkan atau tetap dipertahankan sebagaimana pada tahun sebelumnya.

B.     Maksud dan Tujuan

Tujuan dari Manajemen Keuangan Jasa IT (ITFM) adalah untuk mengoptimalkan biaya IT Services saat mengambil menjadi kualitas akun dan faktor risiko. Saldo analisis biaya terhadap kualitas dan risiko untuk membuat cerdas, strategi optimalisasi biaya berdasarkan metrik-. Balancing diperlukan karena biaya pemotongan mungkin tidak menjadi strategi terbaik untuk memberikan output konsumen yang optimal.

Untuk outsourcing organisasi IT atau organisasi TI yang dijalankan seolah-olah itu sebuah entitas yang terpisah (yaitu, dengan pengisian penuh) tujuan dapat digambarkan sebagai:

Untuk dapat menjelaskan sepenuhnya untuk belanja pada layanan TI dan dapat atribut biaya ini untuk layanan yang diberikan kepada pelanggan organisasi dan untuk membantu manajemen dengan menyediakan rinci dan dihitung biayanya kasus bisnis untuk perubahan yang diusulkan untuk layanan

LAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN KONTINUITAS

A.    Ruang Lingkup

Situsnya bertujuan untuk memberikan pengenalan untuk membangun proses Business Continuity Management dalam sebuah organisasi dalam rangka untuk mengurangi teknologi dan kontinuitas informasi risiko yang teridentifikasi sebagai bagian dari Manajemen Risiko.

Dengan menggunakan informasi ini, ICT dan Keamanan Informasi (IS) profesional dapat menentukan tindakan yang harus dilakukan untuk memastikan bahwa TI dan informasi persyaratan proses kritis dapat dipenuhi, meskipun peristiwa yang mengganggu. Ini termasuk memastikan bahwa ICT dan IS staf tersedia dalam jangka waktu yang diperlukan dan identifikasi situs alternatif (s) yang bekerja harus itu menjadi perlu. Informasi ini rinci dalam Business Continuity Plan (BCP).

B.     Maksud dan Tujuan

Layanan Continuity Management (ITSCM) IT bertujuan untuk mengelola risiko yang serius dapat mempengaruhi layanan TI. ITSCM memastikan bahwa penyedia layanan TI selalu dapat memberikan minimum setuju Layanan Levels, dengan mengurangi resiko dari kejadian bencana untuk tingkat yang dapat diterima dan perencanaan untuk pemulihan layanan TI. ITSCM harus dirancang untuk mendukung Business Continuity Management.

MANAJEMEN KEAMANAN INFORMASI DAN MANAJEMEN AKSES

Keamanan Informasi atau Information Security adalah proteksi peralatan computer, fasilitas, data, dan informasi, baik computer maupun non-komputer dari penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak terotorisasi/ tidak berwenang.

Tujuan kebijakan keamanan informasi adalah untuk memberikan arahan dan dukungan manajemen keamanan informasi. Manajemen harus menetapkan arah kebijakan yang jelas dan menunjukkan dukungan, serta komitmen terhadap keamanan informasi melalui peerapan dan pemeliharaan suatu kebijakan keamanan informasi di seluruh tatanan organisasi.

A.    Kebijakan Keamanan Informasi

Dokumen Kebijakan Keamanan Informasi (Information security policy document)
Kontrol yang seharusnya dipenuhi adalah dokumen kebijakan keamanan informasi harus disetujui oleh manajemen, dipublikasikan dan disosialisasikan dengan baik kepada seluruh pegawai. Di dalam dokumen kebijakan tersebut harus ada pernyataan komitmen manajemen dan pendekatan organisasi dalam mengelola keamanan informasi.

B.     Fasilitas Manajemen – Kontrol Akses Fisik

Fasilitas Manajemen keamanan informasi adalah Aktivitas untuk menjaga agar sumberdaya informasi tetap aman . Manajemen keamanan informasi terdiri atas empat tahap, yaitu:

1.      Mengidentifikasi ancaman yang dapat menyerang sumber informasi perusahaan.

2.      Mendefinisikan resiko yang disebabkan oleh ancaman.

3.      Menentukan kebijakan keamanan informasi.

4.      Mengimplementasikan pengendalian untuk mengatasi resiko resiko tersebut

Akses kontrol secara fisik biasanya diberikan pada petugas khusus seperti penjaga keamanan. Umumnya ada pagar atau pintu untuk menghindari akses kontrol fisik dari pihak yang tidak berkepentingan. Kontrol akses secara fisik dapat dicapai oleh manusia melalui cara mekanis seperti kunci atau melalui sarana teknologi yang disebut sistem akses kontrol. Hak akses hanya bagi yang berkepentingan ini sangat berguna untuk melindungi aset properti bila didukung dengan kamera CCTV.

Sumber :

http://andreasandiyana.blogspot.co.id/2016/04/tugas-softskill-pertemuan-2.html

http://wiki.en.it-processmaps.com/index.php/Business_Relationship_Management

http://olafrider.blogspot.co.id/2014/12/sistem-informasi-manajemen-keamanan_82.html

http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:http://fseptian.mhs.uksw.edu/2012/12/sistem-informsi-keuangan.html

MANAJ. LAYANAN SISTEM INFORMASI

SECTION I MANAJ. LAYANAN SISTEM INFORMASI
A) Pengantar
1. Memahami Manajemen Layanan
Memahami Manajemen Layanan, kita perlu memahami apa yang dimaksud dengan manajemen dan layanan. Menurut Ricky W. Griffin Manajemen adalah sebagai sebuah proses perencanan, pengorganisasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mecapai sasaran secara efektif dan efisien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien bahwa berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal. Sedangkan Layanan adalah cara memberikan manfaat (nilai) bagi pelanggan dengan usaha untuk menyediakan (memfasilitasi) hasil yang diinginkan pelanggan tanpa harus mengemban  biaya dan risiko tertentu.
Dengan begitu dapat dikatakan bahwa Manajemen Layanan ialah Seperangkat kemampuan khusus organisasi untuk memberikan manfaat kepada pelanggan dalam bentuk layanan. Kapabilitas / kemampuan ini mencakup: proses, cara / metode, fungsi, peran dan aktifitas dari Service Provider (penyedia jasa) demi tercapainya tujuan-tujuan pelayanan. Tujuan utama Manajemen Pelayanan adalah kepuasan konsumen (consumer satisfaction) atau kepuasan pelanggan (customer satisfaction), pihak penyedia dan pemberi layanan harus selalu berupaya untuk mengacu kepada tujuan utama pelayanan.

2. Pentingnya Manajemen Layanan untuk Perusahaan
Suatu perusahaan yang ingin maju mengharapkan pelanggan untuk membeli barang atau jasanya dan tetap menjaga agar pelanggan tetap membeli barangnya. Dari sudut pandang perusahaan, pelanggan mutlak dipertahankan dan perlu dicermati sikap pelanggan, bagaimana sikap karyawan perusahaan yang ikut berperan dalam meningkatkan pelayanan kepada pelanggan yang merupakan kunci sukses dari perusahaan.
Manajemen Pelayanan penting bagi perusahaan karena dapat mempertahankan loyalitas pelanggan dan membantu untuk mengamankan masa depan bisnisnya. Dengan begitu sebagian besar perusahaan mencoba memberikan pelayanan yang terbaik.

3. Bagaimana Manajemen Layanan dapat Membantu Penyedia Layanan untuk Memberikan dan Mengelola Layanan ini
Mengadopsi good practice dapat membantu penyedia layanan untuk menciptakan system manajemen layanan yang efektif. Good practice hanya melakukan hal-hal yang telah ditunjukkan untuk bekerja dan utuk menjadi efektif. Good practice dapat berasal dari berbagai sumber, termasuk kerangka umum (seperti ITIL, COBIT, dan CMMI), standart (seperti 9000), dan pengetahuan milik orang dan organisasi.

B) Kerangka Information Technology Infrastructure Library (ITIL)
Information Technology Infrastructure Library (ITIL) adalah kerangka kerja umum yang menggambarkan Best Practice dalam manajemen layanan TI. ITIL menyediakan kerangka kerja bagi tata kelola TI, ‘membungkus layanan’, serta berfokus pada pengukuran terus-menerus dan perbaikan kualitas layanan TI yang diberikan, baik dari sisi bisnis maupun perspektif pelanggan.

1. Standar untuk Manajemen Layanan IT
Standard kualitas pelayanan IT dalam suatu perusahaan atau corporate. Dalam hal ini ITIL akan menyediakan sebuah framework yang digunakan dalam manajemen IT sehingga menjadi lebih baik. Di dalam framework ITIL, unit-unit bisnis di dalam organisasi yang memberikan komisi dan membayar pelayanan untuk IT (seperti bagian Human Resource, Accounting) dianggap sebagai “pelanggan” layanan IT. Organisasi IT merupakan penyedia layanan untuk pelanggan tersebut.
Sebuah perusahaan yang mengimplementasi ITIL akan mendapat berbagai keuntungan, misalnya, pelayanan IT menjadi lebih fokus kepada departemen, pembiayaan akan efektif dan efisien, perubahan IT lebih mudah untuk diatur, dan pada akhirnya berdampak pada pendapatan perusahaan itu sendiri.

2. Komponen – Komponen Information Technology Infrastructure Library
Terdapat 2 komponen operasional Information Technology Infrastructure Library yaitu :
a) Service Support (yaitu aktifitas yang dilaksanakan minimal setiap hari).
b) Service Delivery (yaitu aktivitas yang dilaksanakan minimal setahun / kuartal / bulanan).

3. Tujuan Information Technology Infrastructure Library
Tujuan Information Technology Infrastructure Library (ITIL) adalah untuk menyediakan petunjuk untuk praktek terbaik dalam manajemen layanan teknologi informasi. Ini mencakup pilihan yang dapat diapdopsi dan diadaptasi oleh organisasi berdasarkan kebutuhan bisnisnya, keadaan, dan kedewasaan dari penyedia layanan.

C) Model Manajemen pelayanan Information Technology Infrastructure Library
1. Service Strategy
2. Service Design
3. Service Transition
4. Service Operation
5. Continual Service Improvement

Gambar kegiatan utama dari tahap siklus hidup layananan


REFERENSI :
https://www.slideshare.net/MuhHusainnoorHidayat/terjemahan-itilv3ikc
https://alifarga.blogspot.co.id/2014/03/itil-information-technology.html
https://elrafa.wordpress.com/2010/03/05/it-infrastructure-library-itil/
https://atiaarenda.wordpress.com/2012/12/10/pertemuan-11-dan-12/
https://rivanpradipta.blogspot.co.id/2012/10/manajemen-pelayanan.html
https://www.pengertianahli.com/2014/08/pengertian-pelayanan-apa-itu-pelayanan.html
https://satryaadipratama.blogspot.co.id/2010/08/technology-infrastructure-library-itil.html

SECTION II MANAJ. LAYANAN SISTEM INFORMASI 

A) Strategi Layanan
1. Pengantar
Strategi layanan dari setiap penyedia layanan harus didasarkan atas dasar pengakuan bahwa pelanggan tidak membeli produk, mereka membeli kepuasan dari kebutuhan khusus. Oleh karena itu, untuk menjadi sukses, layanan yang disediakan harus dapat dirasakan oleh pelanggan untuk memberikan nilai yang cukup dalam bentuk manfaat yang ingin dicapai pelanggan.
Mencapai pemahaman yang mendalam mengenai kebutuhan pelanggan, dalam hal apa kebutuhannya, kapan dan mengapa itu terjadi, juga membutuhkan pemahaman yang jelas tentang persis yang pelanggan yang sudah ada atau potensi pengguna dari penyedia layanan. Hal ini, pada gilirannya, memerlukan penyedia layanan untuk memahami konteks yang lebih luas dari saat ini dan potensi pasar tempat beroperasi penyedia layanan, atau mungkin ingin beroperasi di dalamnya.
Strategi layanan tidak dapat diciptakan atau ada dalam isolasi strategi menyeluruh dan budaya organisasi yang dimiliki oleh penyedia layanan. Penyedia layanan mungkin ada dalam suatu organisasi semata‐mata untuk memberikan layanan pada satu unit bisnis yang spesifik, untuk layanan unit bisnis, atau mungkin beroperasi sebagai penyedia layanan eksternal yang melayani beberapa bisnis eksternal. Strategi yang diadopsi harus memberikan nilai yang cukup kepada pelanggan dan semua stakeholder penyedia layanan harus memenuhi tujuan strategis penyedia layanan.
2. Resiko
Semua penyedia layanan dari pelanggan beroperasi dalam satu atau lebih pasar internal atau eksternal. Penyedia jasa harus berusaha untuk mencapai pemahaman yang lebih baik dibandingkan pesaingnya dalam pasar yang dinamis, pelanggan di dalamnya, dan dan kombinasi dari faktor keberhasilan kritis pasar yang unik.

B) Jenis Penyedia Layanan TI
1. Tipe I Penyedia Layanan Internal
Ada dalam sebuah organisasi semata mata untuk meberikan layanan kepada satu khusus unit bisnis.
2. Tipe II Unit Jasa Bersama
Melayani beberapa unit bisnis dalam organisasi yang sama.
3. Tipe III Penyedia Layanan Eksternal
Beroprasi sebagai penyedia layanan eksternal melayani beberapa pelanggan eksternal.

C) Empat Strategi P
Publikasi service strategy mendefinisikan beberapa konsep kunci Information Technology Infrastructure Library (ITIL) Empat P dalam Strategi :
1. Strategi adalah Perencanaan ( Plan )
Konsep strategi tidak lepas dari aspek perencanaan, arahan atau acuan gerak langkah organisasi untuk mencapai suatu tujuan di masa depan. Strategi tidak selamanya merupakan perencanaan ke masa depan yang belum dilaksanakan, akan tetapi strategi juga menyangkut segala sesuatu yang telah dilakukan dimasa lampau, misalnya pola perilaku bisnis yang telah dilakukan dimasa lampau.
2. Strategi adalah Pola ( Pattern )
Menurut Mintzberg, strategi adalah pola ( Strategy is Pattern ) yang selanjutnya disebut sebagai “intended strategy“, karena belum terlaksana dan berorientasi ke masa depan. Atau disebut juga “Realized Strategy“ karena telah dilakukan oleh organisasi.
3. Strategi adalah Posisi ( Potition )
Strategy is Potition, yaitu menempatkan produk tertentu ke pasar tertentu yang dituju. Strategi sebagai posisi menurut Mintzberg cenderung melihat ke bawah, yaitu ke suatu titik bidik dimana produk tertentu bertemu dengan pelanggan, dan melihat keluar yaitu meninjau berbagai aspek lingkungan eksternal.
4. Strategi adalah Perspektif ( Perspective )
Jika dalam P ke dua dan P ke tiga cenderung melihat ke bawah dan ke luar, maka sebaliknya dalam perpekstif cenderung lebih melihat ke dalam yaitu ke dalam organisasi dan ke atas yaitu melihat grand vision dari perusahaan atau organisasi.

D) Manajemen Pelayanan Sebagai Aset Strategis Otomatisasi Proses Manaj. Layanan
Penggunaan Information Technology Infrastructure Library (ITIL) untuk mengubah kemampuan manajemen layanan menjadi aset strategis, dengan menggunakan Manajemen Layanan untuk memberikan dasar bagi kompetensi inti, kinerja khusus dan keuntungan tahan lama, serta meningkatkan potensi penyedia layanan dari :
1. Kapabilitas : kemampuan penyedia layanan (dalam hal manajemen, organisasi proses, pengetahuan dan orang‐orang) untuk mengkoordinasikan, mengendalikan dan menyebarkan sumber daya.
2. Sumber Daya : masukan langsung untuk memproduksi layanan, misalnya keuangan, modal, infrastruktur, aplikasi, informasi dan orang‐orang.

REFERENSI :
https://focusky.com/tfmh/iwge
https://onnadia.blogspot.co.id/2016_03_01_archive.html
https://www.slideshare.net/MuhHusainnoorHidayat/terjemahan-itilv3ikc
https://permanayg.blogspot.co.id2016/03/tugas-1-manajemen-layanan-sistem.html
https://www.kembar.pro/2015/07/strategi-pemasaran-dan-bauran-pemasaran.html
https://www.pengertianahli.com/2014/08/pengertian-pelayanan-apa-itu-pelayanan.html
https://arsimurti.blog.ugm.ac.id/2013/01/18/pelayanan-prima-dalam-konteks-pelayanan-publikk/

SECTION III MANAJ. LAYANAN SISTEM INFORMASI

A) Design Layanan
1. Design Layanan
Desain Layanan adalah tahap dalam siklus hidup layanan secara keseluruhan dan merupakan elemen penting dalam proses perubahan bisnis. Peran Desain Layanan dalam proses perubahan bisnis dapat didefinisikan sebagai Desain yang tepat dan inovatif layanan TI, termasuk arsitekturnya, proses, kebijakan dan dokumentasi, untuk memenuhi kebutuhan sekarang dan masa depan bisnis yang telah disepakati.

2. Aspek Utama
Terdapat 5 Aspek individu dalam Design Layanan :
a) Solusi layanan baru atau perubahan.
b) Sistem manajemen layanan dan perangkatnya, khususnya Portfolio Layanan.
c) Arsitektur teknologi dan sistem manajemen.
d) Proses, peran dan kemampuan.
e) Metode pengukuran dan satuan.

3. Tujuan
a) Desain layanan untuk mempertemukan manfaat bisnis yang telah disetujui.
b) Desain proses untuk menunjang sikus hidup layanan.
c) Mengidentifikasi dan mengelola resiko.
d) Desain keamanan dan kerentanan infrastuktur TI, lingkungan layanan, arsitektur, kerangka kerja, dan dokumen untuk menunjang desain dari kuaitas solusi TI.
e) Membangun keahlian dan kemampuan dalam TI.
f) Berkontribusi terhadap keseluruhan peningkatan kualitas layanan TI.

4. Paket
Paket Desain Layanan (SDP) mendefinisikan seluruh aspek dalam layanan TI dan keseluruhan persyaratan dari setiap tingkatan dalam siklus hidup layanan. SDP dihasilkan untuk setiap layanan TI baru, perubahan mayor, atau layanan TI yang dikeluarkan.

REFERENSI :
https://hana-cahyani.mhs.narotama.ac.id./122-2/
https://andgaa.web.id/siklus-hidup-itil-service-design/
https://www.slideshare.net/MuhHusainnoorHidayat/terjemahan-itilv3ikc
http://123desaingrafis.blogspot.co.id/2013/11/pengertian-layanan-desain.html
https://permanayg.blogspot.co.id/2016/03/tugas-1-manajemen-layanan-sistem.html
http://www.pengertianahli.com/2014/08/pengertian-pelayanan-apa-itu-pelayanan.html
http://rajaprestasi.com/2009/04/lima-aspek-kunci-dalam-pelayanan-pelanggan-customer-service

TUGAS VI

MAKALAH TEORI ORGANISASI UMUM 2

“Perubahan dan Perkembangan Organisasi”

Disusun Oleh :

1.         DANIEL                                                (1D114129)

2.         MEYDI ANNISA                                 (16114610)

3.         MUHAMMAD RIDWAN I                (17114497)

4.         NITHA TIARA PUTRI                       (17114992)

5.         NURVILLIA APRIYANTI                 (1C114829)

6.         TAHTA RAMADIAN                         (1A114644)

7.         ZUAN FAUZAN                                  (1C114681)

UNIVERSITAS GUNADARMA

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

PTA 2015/2016

KATA PENGANTAR

              Puji syukur penyusun panjatkan kepada ALLAH SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan karunianya kepada penyusun, sehingga dapat menyelesaikan tugas pembuatan Makalah tentang Teori Organisasi Umum 1 yang berjudul “Perubahan dan Perkembangan Organisasi” tepat pada waktunya, shalawat serta salam semoga senantiasa tercurahkan kepada baginda Nabi Besar Muhammad SAW beserta seluruh keluarga dan sahabatnya.

              Dalam penulisan makalah ini, tentunya banyak pihak yang telah memberikan dukungan baik moril maupun materil. Oleh karena itu penyusun ingin menyampaikan ucapan terimakasih kepada pihak yang telah membantu dan memberikan dukungan kepada penyusun.

              Akhir kata penyusun menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, baik dari segi isi maupun teknik penulisan, penulis mengharapkan para pembaca dapat memberikan saran atau kritik yang membangun demi kesempurnaan penulisan makalah ini. Semoga usaha penulisan makalah ini diridhai oleh ALLAH, dan dapat menjadikan informasi yang bermanfaat bagi pembaca.

Bekasi, Januari 2016

                                                                                                                                          Penyusun

DAFTAR ISI

Halaman Judul.............................................................................................................        i

Kata Pengantar............................................................................................................        ii

Daftar Isi .......................................................................................................................       iii

BAB I.  PERUBAHAN DAN PERKEMBANGAN ORGANISASI

A.    Faktor-faktor Perubahan Organisasi..................................................        1

a)      Faktor Ekstern

b)      Faktor Intern

BAB II.  PROSES PERUBAHAN

A.   Tekanan dan desakan ...........................................................................       3

B.       Intervensi dan reorientasi ..................................................................        3

C.       Diagnosa dan pengenalan masalah ..................................................        3

D.       Penemuan dan komitmen penyelesaian ........................................        3

E.        Percobaan dan pencarian hasil ........................................................        3

F.        Penguatan dan penerimaan...............................................................        3

BAB III.

A.       Ciri – ciri pengembangan organisasi ..............................................        4

BAB IV.  METODE PENGEMBANGAN ORGANISASI

A.       Latihan kepekaan ................................................................................        5

B.       Pendekatan survey umpan balik .....................................................        5

C.       Proses konsultasi ..................................................................................        5

D.       Membangaun tim .................................................................................        5

E.        Pengembangan antar kelompok ......................................................        6

F.        Appreciative Inquiry .............................................................................        6

BAB V.

A.  Penutup ......................................................................................................        18

DAFTAR PUSTAKA

BAB I

PERUBAHAN DAN PERKEMBANGAN ORGANISASI

A.      Faktor – Faktor Perubahan Organisasi

Secara garis besar faktor penyebab terjadinya perubahan dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu : Faktor ekstern dan Faktor intern.

a)             Faktor Ekstern

Adalah penyebab perubahan yang berasal dari luar, atau sering disebut lingkungan. Organisasi bersifat responsive terhadap perubahan yang terjadi di lingkungannya. Oleh karena itu, jarang sekali suatu organisasi melakukan perubahan besar tanpa adanya dorongan yang kuat dari lingkungannya. Artinya, perubahan yang besar itu terjadi karena lingkungan menuntut seperti itu. Beberapa penyebab perubahan organisasi yang termasuk faktor ekstern adalah perkembangan teknologi, faktor ekonomi dan peraturan pemerintah.

Perkembangan dan kemajuan teknologi juga merupakan penyebab penting dilakukannya perubahan. Penggantian perlengkapan lama dengan perlengkapan baru yang lebih modern menyebabkan perubahan dalam berbagai hal, misalnya: prosedur kerja, kualitas dan kuantitas tenaga kerja, jenis bahan baku, jenis output yang dihasilkan, system penggajian yang diberlakukan yang memungkinkan jumlah bagian-bagian yang ada dikurangi atau hubungan pola kerja diubah karena adanya perlengkapan baru.

Perkembangan IPTEK terus berlanjut sehingga setiap saat ditemukan berbagai produk teknologi baru yang secara langsung atau tidak memaksa organisasi untuk melakukan perubahan. Organisasi yang tidak tanggap dan bersedia menyerap berbagai temuan teknologi tersebut akan tertinggal dan pada gilirannya tidak akan sanggup survive.

b)            Faktor Intern

Adalah penyebab perubahan yang berasal dari dalam organisasi yang bersangkutan, yang dapat berasal dari berbagai sumber antara lain :

·           Problem hubungan antar anggota,

·           Problem dalam proses kerja sama,

·           Problem keuangan.

Hubungan antar anggota yang kurang harmonis merupakan salah satu problem yang lazim terjadi. Dibedakan menjadi dua, yaitu: problem yang menyangkut hubungan atasan bawahan (hubungan yang bersifat vertikal), dan problem yang menyangkut hubungan sesama anggota yang kedudukannya setingkat (hubungan yang bersifat horizontal). Problem atasan bawahan yang sering timbul adalah problem yang menyangkut pengambilan keputusan dan komunikasi. Keputusan pimpinan yang berkenaan dengan system pengupahan, misalnya dianggap tidak adil atau tidak wajar oleh bawahan, atau putusan tentang pemberlakuan jam kerja yang dianggap terlalu lama, dsb. Hal ini akan menimbulkan tingkah laku anggota yang kurang menguntungkan organisasi, misalnya anggota sering terlambat. Komunikasi atasan bawahan juga sering menimbulkan problem. Keputusannya sendiri mungkin baik tetapi karena terjadi salah informasi, bawahan menolak keputusan pimpinan. Dalam hal seperti ini perubahan yang dilakukan akan menyangkut system saluran komunikasi yang digunakan.

Problem yang sering timbul berkaitan dengan hubungan sesame anggota organisasi pada umumnya menyangkut masalah komunikasi dan kepentingan masing-masing anggota. Proses kerja sama yang berlangsung dalam organisasi juga kadang-kadang merupakan penyebab dilakukannya perubahan. Problem yang timbul dapat menyangkut masalah system kerjasamanya dan dapat pula menyangkut perlengkapan atau peralatan yang digunakan. Sistem kerja sama yang terlalu birokratis atau sebaliknya dapat menyebabkan suatu organisasi menjadi tidak efisien. System birokrasi (kaku) menyebabkan hubungan antar anggota menjadi impersonal yang mengakibatkan rendahnya semangat kerja dan pada gilirannya produktivitas menurun, demikian sebaliknya. Perubahan yang harus dilakukan akan menyangkut struktur organisasi yang digunakan.

Perlengkapan yang digunakan dalam mengolah input menjadi output juga dapat merupakan penyebab dilakukannya perubahan. Tujuan penggunaan berbagai perlengkapan dan peralatan dalam proses kerjasama ialah agar diperoleh hasil secara efisien.

BAB II

PROSES PERUBAHAN

Proses terjadinya suatu perubahan di dalam organisasi meliputi enam tahap, hal ini diungkapkan oleh L.C. Megginson, Donald C.M. dan Paul H.P.,Jr. seperti dikutip oleh T.Hani Handoko. Adapun tahap-tahap tersebuat adalah sebagai berikut :

A.      Tekanan dan Desakan

Pada tahap ini manajemen tingkat atas mulai merasakan adanya masalah, tekanan, desakan dan kebutuhan akan suatu perubahan. Hal ini ditandai dengan adanya penurunan produktivitas, volume penjualan dan laba, perputaran tenaga kerja tinggi dan kalahnya persaingan produk dipasaran, dan sebagainya.

B.       Intervensi dan Reorientasi

Setelah merasakan adanya tekanan dan desakan, para manajer mulai mencoba berusaha menyelesaikannya dengan mencari dan menentukan serta merumuskan permasalahan, untuk itu mereka biasanya menyewa seseorang atau beberapa konsultan atau bisa juga pihak internal (karyawan perusahaan) sebagai pengantar perubahan. 

C.      Diagnosa dan Pengenalan Masalah

Pada tahap ini pengantar perubahan mulai mengumpulkan berbagai informasi (data), kemudian menganalisanya. Masalah yang paling penting dikenali dan diperhatikan untuk dipecahkan.

D.      Penemuan dan Komitmen penyelesaian

Pada tahap ke empat ini, pengantar perubahan dan merangsang pemikiran, kretivitas serta mulai meninggalkan “metode-metode kerja lama”, menggantinya dengan mtode-metode baru yang lebih afektif. Begitu juga untuk penyesuaian dibuatlah rencana program-program latihan, keterampilan, peningkatan wawasan, dll.

E.       Percobaan dan Pencarian Hasil

Setelah alternatif terbaik untuk penyelesaian ditemukan dan dikembangkan, selanjutnya diadakan percobaan penerapannya untuk diketahui hasilnya.

F.       Penguatan dan Penerimaan

Pada tahap ini, setelah penerapan program-program kegiatan dalam rangka penyesuaian dengan perubahan ataupun pengembangannya telah berhasil dan sesuai dengan keinginan, maka kegiatan untuk perubahan tersebut diusahakan harus diterima oleh para karyawan dan menjadi penguat yang dapat mengikat semua karyawan pada perubahan.

BAB III

CIRI – CIRI PENGEMBANGAN ORGANISASI

Pengembangan organisasi yang efektif memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

1.         Merupakan strategi terencana dalam mewujudkan perubahan organisasional, yang memiliki sasaran jelas berdasarkan diagnosa yang tepat tentang permasalahan yang dihadapi oleh organisasi.

2.         Merupakan kolaborasi antara berbagai pihak yang akan terkena dampak perubahan yang akan terjadi.

3.         Menekankan cara-cara baru yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja seluruh organisasi dan semua satuan kerja dalam organisasi.

4.         Mengandung nilai humanistik dimana pengembangan potensi manusia menjadi bagian terpenting.

5.         Menggunakan pendekatan komitmen sehingga selalu memperhitungkan pentingnya interaksi, interaksi dan interdependensi antara berbagai satuan kerja sebagai bagian integral di suasana yang utuh.

6.         Menggunakan pendekatan ilmiah dalam upaya meningkatkan efektivitas organisasi.

BAB IV

METODE PENGEMBANGAN ORGANISASI

Pengembangan organisasi adalah sekumpulan metode perubahan yang mencoba untuk meningkatkan efektivitas dari sebuah organisasi dan keberadaan karyawan. Pengembangan organisasi memberikan perhatian kepada nilai dari seorang manusia dan pengembangan secara organisasi, kolaborasi dan proses yang partisipatif. Berikut ini adalah metode dalam pengembangan organisasi.

A.      Latihan Kepekaan/ Sensitivity Training

Latihan kepekaan ini merupakan metode awal dari perubahan prilaku, melalui interaksi kelompok yang tak terstruktur, dimana setiap anggota dalam kelompok diajak berkumpul bersama dalam suasana yang bebas dan terbuka dimana setiap partisipan mendiskusikan diri mereka sendiri dan proses interaksi mereka. Dengan latihan kepekaan ini mendorong setiap anggota memiliki kesadaran dan kepekaan terhadap diri sendiri dan orang lain, meningkatkan empati kepada orang lain, meningkatkan listening skill atau keahlian dalam mendengarkan pendapat orang lain, meningkatkan keterbukaan dan toleransi kepada orang lain.

B.       Pendekatan Survey Umpan Balik/ Survey Feedback Approach

Alat yang dapat dipergunakan untuk menilai prilaku dari anggota sebuah organisasi dan mengindentifikasi jarak perbedaan diantara persepsi dari masing-masing anggota adalah dengan menggunakan survey feedback dimana setiap anggota dapat berpartisipasi didalamnya. Hasil dari survey ini kemudian ditabulasikan dan dianalisa. Pendekatan ini kemudian dapat memberikan informasi yang bermanfaat mengenai prilaku karyawan untuk pengambilan keputusan. Namun bagaimana pun, kita mengatuhi bahwa setiap individu dipengaruhi oleh banyak faktor ketika mereka merespon survey tersebut. Hal inilah yang harus dimonitor oleh manajemen.

C.      Proses Konsultasi

Proses konsultsi adalah sebuah pertemuan antara sebuah konsultan dengan client untuk memahami proses pengembangan organisasi yang dilakukan dimana seseorang (karyawan) harus mengatasi dan mengindentifikasi hal-hal apa saja yang perlu diperbaiki atau ditingkatkan. Konsultan dan client ini bukan hanya berarti pihak ketiga, tetapi juga bisa jadi antara karyawan dengan atasan langsungnya. Proses konsultasi ini hampir mirip dengan latihan kepekaan, namun pada latihan kepekaan lebih menekankan kepada tugas, sedangkan proses konsultasi lebih kepada memberikan pemahaman. Dengan lebih paham, maka diharapkan tingkat penolakan akan lebih dapat berkurang.

D.      Membangun Tim

Setiap organisasi pada dasarnya sangat mengandalkan pada sekumpulan orang untuk dapat menyelesaikan tugas secara kelompok. Proses pembangunan tim menggunakan interaksi yang sangat tinggi dalam aktivitas sebuah kelompok untuk meningkatkan kepercayaan dan keterbukaan diantara sesama anggota tim, meningkatkan kemampuan untuk berkoordinasi dan meningkatkan performa tim. Jadi proses membangun tim ini dilakukan dengan meningkatkan interaksi diantara sesama anggotanya.

E.       Pengembangan Antar Kelompok

Salah satu area yang mendapatkan penekan yang penting dalam pengembangan organisasi adalah mencegah terjadi konflik yang disfungsional (konflik yang tidak produktif) yang terjadi diantara kelompok. Pengembangan antar kelompok atau intergroup development bertujuan untuk merubah prilaku, stereotype, dan perspesi tentang kelompok lain. Contoh misalkan unit bisnis menganggap ( stereotype ) unit financial sebagai sekumpulan orang-orang yang kaku, tidak memahami dinamika bisnis. Tujuan utama adalah untuk meningkatkan hubungan antara satu kelompok dengan kelompok lainnya.

F.       Appreciative Inquiry

Appreciative inquiry bertujuan untuk mengidentifikasi kualitas-kualitas yang unik dan kekuatan yang istimewa yang dimiliki oleh sebuah organisasi, yang kemudian dapat menjadi dasar untuk peningkatan performa atau kinerja. Metode ini sedikit berbeda dengan metode pengembangan organisasi yang lain karena appreciative inquiry tidaklah menekankan pada permasalahan-permasalahan yang terjadi, tetapi menekankan pada kesuksesan sebuah organisasi.

Appreciative Inquiry terdiri dari 4 tahap. Tahap yang pertama adalah discovery yakni mengidentifikasi apa yang karyawan pikir tentang kekuatan yang dimiliki oleh organisasi. Tahap berikutnya adalah design, dimana karyawan memprediksi masa depan yang memungkinkan bagi organisasi berdasarkan informasi yang diterima pada tahap discovery. Setelah melakukan tahap discovery dan design, selanjutnya beralih kepada tahap design untuk menemukan visi yang sama tentang masa depan organisasi dan menyetujui kualitas unik yang dimiliki oleh organisasi. Tahap yang terakhir adalah destiny yakni menentukan cara-cara untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan pada tahap dream.

BAB IV

PENUTUP

Perubahan organisasional adalah tindakan beralihnya suatu organisasi dari kondisi yang berlaku kini, ke kondisi masa yang akan dating yang diinginkan guna meningatkan efesiensinya.

Pengembangan Organisasi adalah suatu pendekatan sistematik, terpadu dan terencana untuk meningkatkan efektivitas organisasi serta memecahkan masalah-masalah (seperti kutrangnya kerja sama/koperasi, desentralisasi yang berlebihan dan kurang cepatnya komunikasi dan sebagainya) yang merintangi efisiensi pengoperasian pada semua tingkatan.

Kekuatan-kekuatan Internal dalam perubahan organisasi, Perubahan kebijakan lingkungan, Perubahan tujuan, Perluasan wilayah operasi tujuan, Volume kegiatan bertambah banyak, Sikap dan perilaku dari para anggota organisasi. Kekuatan-kekuatan eksternal yaitu Politik, Hukum, Kebudayaan, Teknologi, Sumberdaya alam, Demografi, Sosiologi

Kekuatan-kekuatan Eksternal yaitu Kompetisi yang semakin tajam dalam organisasi, Perkembagan IPTEK, Perubahan lingkungan, baik lingkungan fisik maupun sosial yang membuat organisasi berfikir, bagaimana mendaptkan sumber diluar organisasi untuk masa depan organisasi.Kekuatan-kekuatan Internal yaitu Struktur, Sistem dan prosedur, Perlengkapan dan fasilitas, Proses dan saran apabila tidak cocok akan membuat organisasi melalui perbaikan. Perubahan organisasi dilakukan untuk mencocokan dengan kebutuhan yang ada.

DAFTAR PUSTAKA

http://nikotrileksono.tumblr.com/post/47682796982/perubahan-dan-pengembangan-organisasi

http://bondynamikaze.blogspot.co.id/2013/01/faktor-faktor-perubahan-organisasi.html

https://adenrabani.wordpress.com/2013/11/13/faktor-faktor-perubahan-organisasiproses-perubahanciri-ciri-pengembangan-organisasimetode-pengembangan-organisasi/